السكرتارية الالكترونية وإدارة المكاتب

في عصر التكنولوجيا والتحول الرقمي، أصبح من الضروري أن يمتلك السكرتير التنفيذي مهارات إلكترونية متقدمة تُمكّنه من إدارة المكاتب الحديثة بكفاءة واحترافية. تهدف دورة السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب إلى تأهيل المتدربين على استخدام أحدث التقنيات الرقمية وأدوات البرمجيات المكتبية لإتمام مهام السكرتارية بكفاءة عالية.
تعرف هذه الدورة المشاركين على دور السكرتارية الإلكترونية كحلقة وصل رئيسية بين الإدارة والتنظيم الإداري، مع التركيز على تنظيم العمل المكتبي باستخدام الأدوات الرقمية، وإدارة الوثائق إلكترونيًا، والتواصل الفعال عبر الوسائط الإلكترونية.
________________________________________
?? أهداف الدورة:
• فهم مفهوم السكرتارية الإلكترونية ودورها في تطوير بيئة العمل.
• اكتساب مهارات متقدمة في استخدام برامج إدارة المكاتب (Microsoft Office، البريد الإلكتروني، وأدوات التعاون الرقمي).
• تعلم كيفية إدارة وتنظيم الوثائق إلكترونيًا بطرق فعالة وآمنة.
• تطوير مهارات التخطيط والتنظيم الإلكتروني للمواعيد والاجتماعات.
• التعامل مع أنظمة الأرشفة الرقمية.
• تحسين مهارات التواصل الإلكتروني الرسمي والمهني.
• إعداد التقارير والمراسلات الإدارية إلكترونيًا.
• اكتساب مهارات إدارة الوقت وتنظيم المهام باستخدام التكنولوجيا.
________________________________________
?? محاور الدورة التدريبية:
1. مقدمة في السكرتارية الإلكترونية:
o تعريف السكرتارية الإلكترونية وأهميتها.
o الفرق بين السكرتارية التقليدية والإلكترونية.
2. برامج إدارة المكاتب:
o مهارات متقدمة في Microsoft Word, Excel, PowerPoint.
o استخدام Outlook للبريد الإلكتروني وإدارة المواعيد.
o أدوات التعاون الرقمي مثل Microsoft Teams وGoogle Workspace.
3. إدارة الوثائق الإلكترونية:
o نظم الأرشفة الإلكترونية.
o حفظ واسترجاع الملفات الرقمية.
o تأمين البيانات والخصوصية.
4. التواصل الإلكتروني:
o كتابة البريد الإلكتروني الرسمي.
o إدارة الاتصالات الرقمية مع العملاء والزملاء.
o بروتوكولات التواصل الإلكتروني.
5. التخطيط والتنظيم الإلكتروني:
o جدولة المواعيد باستخدام التطبيقات الرقمية.
o تنظيم الاجتماعات الإلكترونية.
o إدارة المهام باستخدام تطبيقات مثل Trello أو Asana.
6. إعداد التقارير والمراسلات:
o كتابة التقارير والمراسلات باستخدام الأدوات الإلكترونية.
o التنسيق الاحترافي للوثائق الرقمية.
7. مهارات إدارة الوقت وتنظيم العمل:
o استخدام التكنولوجيا لتحسين إدارة الوقت.
o التعامل مع الضغوط والمواقف الطارئة في بيئة العمل الرقمي.
________________________________________
?? الفئة المستهدفة:
• موظفو السكرتارية والإدارات المكتبية الراغبون في تطوير مهاراتهم الرقمية.
• الإداريون ومديرو المكاتب.
• الباحثون عن وظائف في مجالات السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب.
• رواد الأعمال وأصحاب المشاريع الصغيرة.
• أي شخص مهتم بالتعامل مع التكنولوجيا في بيئة العمل المكتبي.

?? المخرجات المتوقعة:
• إتقان مهارات السكرتارية الإلكترونية الحديثة.
• القدرة على إدارة المكاتب الرقمية بكفاءة.
• إعداد وتنظيم التقارير والوثائق إلكترونيًا.
• إدارة التواصل الرقمي بشكل مهني.
• تحسين إنتاجية العمل باستخدام التكنولوجيا.